1. Mapeie o fluxo de valor do trabalho
A ideia por trás de cada quadro é ter colunas que comunicariam como as tarefas fluem desde uma ideia até a conclusão. Para garantir que você leve em consideração todas as etapas do fluxo de trabalho e mapeie um plano detalhado, é essencial acompanhar seus funcionários e entender como as tarefas geralmente são realizadas na equipe. Ao introduzir um quadro, não há necessidade de revisar os processos internamente seu quadro deve, em vez disso, retratar o fluxo de valor do que introduzir alterações nele.
2. Tenha um compromisso e um ponto de entrega
Para começar bem o quadro, decida as colunas relevantes para a sua situação. O problema com muitas colunas é que, eventualmente, você não sabe realmente onde a tarefa pertence, portanto, mantenha o número de colunas o mais limitado possível. A configuração normal do quadro recomenda um ponto de compromisso sua lista de tarefas pendentes e um ponto de entrega as tarefas que são realizadas.
Os exemplos de quadro variam em diferentes equipes. Alguns terão um backlog, mas se você notar que cada ideia aproximada vai para o backlog, então provavelmente você pode se beneficiar da coluna dedicada especialmente às ideias. Se a tarefa exigir revisão ou teste, crie uma coluna para isso. Lembre-se de que os membros de sua equipe devem passar o mínimo de tempo possível com o quadro. Não precisa consumir muito em sua carga de trabalho ou reservatório de tomada de decisão.
3. Priorizar tarefas e definir dependências
Seus quadros podem ser um oásis organizado para todos os membros de sua equipe. No entanto, para agilizar os processos e criar um entendimento perfeito sobre o que fazer a seguir, as tarefas devem ser priorizadas com base no impacto potencial.
Já ficou confuso sobre a ordem em que você deve concluir suas tarefas? As dependências podem transformar aquele processo de trabalho monótono em um processo de trabalho eficiente, tão necessário, criando relacionamentos entre tarefas. Você pode ter uma tarefa que depende da conclusão de uma tarefa anterior e, portanto, a tarefa tem uma relação “início para término”. Agora você e os membros da equipe não ficarão confusos, o relacionamento de dependência será encerrado na ordem correta.
4. Minimize o número de tarefas em andamento
Uma peculiaridade dos quadros é que eles não serão realmente eficazes a menos que você defina limites de trabalho em andamento. É melhor ter algo em andamento no qual você esteja trabalhando, em vez de algumas tarefas nas quais está alternando o tempo todo. Quadro promove maior foco e evita que você se espalhe muito. Na verdade, está provado pela Lei do Little que quanto menos tarefas você tiver em andamento, melhor será o seu rendimento.
5. Visualize tarefas bloqueadas
Há muitas maneiras de identificar gargalos de fluxo de trabalho no quadro, sendo alguns mais explícitos do que outros. Um bom aplicativo de quadro deve fornecer a você a oportunidade de bloquear tarefas e filtrar a exibição para ver se há algo travado. Em outros casos, você pode notar alguns obstáculos no nível da coluna, especialmente quando as tarefas proliferam mais rápido do que saem.
6. Alinhe em levantamentos diários
Além de suas reuniões de planejamento, os quadros costumam ser usados como uma ferramenta visual para comunicar o progresso. Eles são uma grande ajuda para gerentes e funcionários entenderem o fluxo de trabalho de todos durante a reuniões. Na verdade, eles são tão transparentes que você acabará reduzindo o tempo gasto.
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