O agrupamento de tarefas é onde você reúne as tarefas relacionadas. Sim, é tão fácil. Você simplesmente garante que tarefas semelhantes, que estão relacionadas de alguma forma, apareçam juntas como grupos de tarefas.
Em sua forma mais simples, pense em escrever uma lista de tarefas pendentes e destacar as tarefas relacionadas em cores diferentes. Você pode ter um marcador amarelo para trabalhar em um projeto, um marcador verde para marcar as tarefas relacionadas às atividades de gerenciamento de equipe e rosa para tarefas pessoais. É isso – você criou agrupamentos de tarefas!
Então, por que você se preocuparia em usar grupos de tarefas?
Para que são usados os grupos de tarefas?
Os grupos de tarefas são úteis por vários motivos. É comumente reconhecido agora que multitarefa não é uma boa ideia. Você será mais produtivo se puder se concentrar em uma tarefa, ou pelo menos um ‘tema’ de tarefas – como faturamento por um período. Você perde o foco se alternar entre tarefas não relacionadas, como passar cinco minutos respondendo um e-mail sobre um problema específico do projeto, depois atualizar o cronograma do projeto, atender uma ligação sobre um projeto diferente e digitar minutos relacionados a outro projeto. É melhor e mais produtivo se limitar a um tipo de atividade. Quanto mais você agrupar suas tarefas, mais fácil será ver o que você precisa fazer nessa área e manter o foco para realizar o trabalho.
Não se trata apenas de produtividade. Os grupos de tarefas ajudam você a ver os padrões em seu projeto. Se você agrupar as tarefas pelo departamento responsável por elas, por exemplo, poderá ver qual departamento está assumindo o maior fardo de responsabilidade. Este exercício destaca quais equipes não estão fazendo tanto para apoiar seu projeto. Talvez tudo bem. Talvez você precise que eles façam mais e, agrupando suas tarefas por departamento, você enfrentou esse desafio.
Os grupos de tarefas também são úteis para relatórios. Eles ajudam as partes interessadas a ver o quadro geral, sem necessariamente precisar ver e compreender os detalhes. Se você listasse o andamento de cada tarefa, seu relatório seria enorme. Mas se você se limitar a categorias de tarefas, fluxos de trabalho, temas ou como quiser chamá-los, eles podem sentir o progresso em um nível muito mais alto.
Estratégias de agrupamento de tarefas
A estratégia que você usa para agrupar tarefas dependerá do software e do processo que você está usando. Existem várias maneiras diferentes de agrupar tarefas. Por exemplo:
Criando uma estrutura analítica do trabalho (WBS), mostrando as tarefas e suas relações hierárquicas
Por recurso, para que todas as tarefas realizadas pela mesma pessoa ou equipe sejam agrupadas
Por posição de programação, para que todas as tarefas realizadas no mesmo período sejam agrupadas
Por prioridade, com tarefas de prioridade semelhante agrupadas
E você provavelmente pode pensar em outras maneiras que fariam sentido lógico para agrupar tarefas em seus projetos.
Você pode descobrir que usa estratégias diferentes para agrupar tarefas no mesmo projeto, mas em momentos diferentes. Por exemplo, você pode começar com uma WBS, mas precisa agrupar as tarefas por departamento para fins de relatório para que os recursos dessa equipe possam ver facilmente todo o trabalho alocado a eles.
Se você considerar o agrupamento de tarefas em grande escala, o que realmente estamos falando é o gerenciamento de programas e portfólio. O gerenciamento de programas é reunir um grupo de projetos relacionados com resultados semelhantes para entregar um objetivo comum. O gerenciamento de portfólio é o agrupamento de projetos e programas relacionados para fornecer uma maneira fácil de gerenciar atividades díspares em toda a organização. Este é o agrupamento de tarefas, mas em uma escala muito maior!
Como criar um grupo de tarefas
Se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projeto, é melhor manter seus agrupamentos nela. Embora você possa exportar para uma planilha e, em seguida, adicionar cores às células para mostrar grupos diferentes, é um grande esforço para algo que poderia ser gerenciado com muito mais facilidade de dentro de sua ferramenta como no Taskfly.
Uma maneira muito simples de criar grupos de tarefas, mesmo que você não tenha conhecimento especializado de seu software de agendamento, é criar uma tarefa principal (o nome do grupo) e, em seguida, subtarefas que cobrem todas as atividades que cabem nesse grupo. Isso tem a vantagem adicional de poder reunir as subtarefas em uma única atividade, para agrupar nesse nível para fins de relatório.