Saber como priorizar o trabalho afeta o sucesso de seu projeto, o engajamento de sua equipe e seu papel como líder. Todos os projetos – especialmente projetos grandes e complexos – precisam de prioridades claras. Mais fácil falar do que fazer. Você pode contar com projetos técnicos, por mais bem planejados que sejam, que envolvem pedidos de alteração, redefinição de prioridades e o aparecimento regular de surpresas. É apenas a ordem natural das coisas.
Um dos maiores desafios para gerentes e líderes de projeto é priorizar com precisão o trabalho que importa diariamente. Mesmo que você tenha o melhor software de gerenciamento de projetos do planeta, é você quem insere informações na ferramenta. E você não quer cair no papel de gritar “prioridade máxima” para todos os outros projetos que vierem a falir.
Assim como você precisa ser diligente e ter o tipo certo de visão do projeto para garantir que ninguém esteja trabalhando nas prioridades de ontem. É preciso muita prática para fazer isso direito.
Para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho de sua equipe e cumprir prazos, aqui estão 6 etapas para priorizar projetos que têm muitas peças móveis.
1. Reúna uma lista de todas as suas tarefas.
Reúna tudo o que você poderia pensar em fazer em um dia. Não se preocupe com o pedido ou o número de itens iniciais.
2. Identifique urgente vs. importante.
A próxima etapa é ver se você tem alguma tarefa que precise de atenção imediata. Estamos a falar de um trabalho que, se não for concluído no final do dia ou nas próximas horas, terá consequências negativas graves (perda de prazo para o cliente; perda de prazo de publicação ou lançamento, etc.). Verifique se há alguma dependência de alta prioridade que depende de você terminar um trabalho agora.
3. Avalie o valor.
Em seguida, analise seu trabalho importante e identifique o que tem maior valor para o seu negócio e organização. Como prática geral, você deseja reconhecer exatamente quais tipos de tarefas têm prioridade sobre as outras.
Por exemplo, concentre-se nos projetos do cliente antes do trabalho interno; configurar o computador do novo CEO antes de reconfigurar o banco de dados; responder tíquetes de suporte antes de escrever materiais de treinamento e assim por diante. Outra forma de avaliar o valor é observar quantas pessoas são afetadas por seu trabalho. Em geral, quanto mais pessoas envolvidas ou impactadas, maiores são os riscos.
4. Ordene as tarefas por esforço estimado.
Se você tiver tarefas que parecem ser consideradas prioritárias, verifique suas estimativas e comece aquela que você acha que terá mais esforço para concluir. Os especialistas em produtividade sugerem a tática de começar a tarefa mais longa primeiro. Mas, se você sente que não pode se concentrar em seus projetos mais importantes antes de terminar a tarefa mais curta, então vá com seu instinto e faça isso. Pode ser motivador retirar uma pequena tarefa da lista antes de mergulhar em águas mais profundas.
5. Seja flexível e adaptável.
Incerteza e mudança são dadas. Saiba que suas prioridades mudarão, e muitas vezes quando você menos espera. Mas – e aqui está o truque – você também deseja manter o foco nas tarefas que está empenhado em concluir.
6. Saiba quando cortar.
Você provavelmente não pode obter tudo em sua lista. Depois de priorizar suas tarefas e olhar para suas estimativas, corte as tarefas restantes de sua lista e concentre-se nas prioridades que você sabe que deve e pode cumprir para o dia. Em seguida, respire fundo, mergulhe e esteja pronto para tudo.