As equipes de serviços profissionais estão constantemente lutando para cumprir os prazos e garantir que os projetos e KPIs sejam entregues no prazo. Mas, quando você está trabalhando em vários cronogramas, cumprir todos os prazos pode ser um desafio. Aqui estão seis dicas para garantir que sua equipe tenha um plano de entrega de gerenciamento de projeto sólido e que nenhum prazo seja perdido novamente.
Dica nº 1 – Crie um plano de entrega de gerenciamento de projeto realista
O primeiro passo para garantir que sua equipe nunca perca outro prazo é verificar se os prazos são realistas. Sempre que você está planejando um projeto com prazos fixos, é fundamental colocar o esforço inicial no planejamento de um cronograma viável.
A criação de um plano de entrega de gerenciamento de projeto viável requer o seguinte:
Use uma metodologia comprovada de entrega de gerenciamento de projeto para mapear a estrutura de seu projeto.
Crie uma WBS (estrutura analítica do projeto) e uma lista completa de tarefas e atividades que são necessárias para cumprir as entregas e metas do projeto.
Sequencie cada tarefa e observe todas as dependências.
Reúna estimativas de quanto tempo cada tarefa levará, revisando projetos semelhantes anteriores e conversando com PMEs (especialistas no assunto).
Use o PERT ou o método do caminho crítico para identificar quais tarefas não podem escorregar sem que todo o projeto seja atrasado.
Inclua um buffer de contingência para ajudar a mitigar os riscos ao cronograma.
Não se esqueça de envolver os principais interessados no projeto. Ter sua contribuição nos cronogramas ajudará a mantê-los engajados e reduzir as chances de algo ser esquecido ou esquecido.
Dica nº 2 – planeje suas metas e processos
Depois de estabelecer um plano de entrega de gerenciamento de projeto, é importante ser proativo em relação ao monitoramento e controle. Afinal, se você não sabe que algo vai se atrasar até a data do vencimento, você não tem tempo para recuperar o cronograma.
Você precisará determinar como pode monitorar o progresso de sua equipe sem micro gerenciar seu trabalho. Isso lhe dará tempo suficiente para chegar a um ‘Plano B’ se algo tiver problemas.
Alguns objetivos e processos úteis incluem:
Criação de resultados provisórios ou marcos de progresso
Agendar check-ins regulares com sua equipe para revisar o progresso e os problemas
Adotando um software de gerenciamento de projeto que permitirá a você supervisionar o desenvolvimento sem ter que pedir atualizações
Dica nº 3 – certifique-se de gerenciar seus recursos
Ao criar seu plano de entrega de gerenciamento de projeto, é fácil atribuir recursos genéricos, como ‘designer gráfico’ e planejar atribuir as pessoas reais mais tarde. Infelizmente, essa prática pode atrapalhar sua programação.
Por exemplo, o que acontece se todos os designers gráficos já estiverem atribuídos a outros projetos? Se você esperar muito tempo antes de atribuir tarefas às pessoas, pode ser tarde demais para fazer malabarismos.
Se sua equipe tiver software de projeto, calendários de projeto compartilhados ou relatórios que mostram alocações de recursos, verifique se a pessoa que você deseja já não está alocada em excesso ou programada para estar fora do escritório quando você precisar dela.
Dica nº 4 – Permita uma comunicação perfeita
Todos em sua equipe devem entender o cronograma do projeto. Usar um visual como um gráfico de Gantt pode ajudar as pessoas a entender quando sua parte do trabalho é necessária, bem como qual trabalho vem antes do seu e quem está esperando que termine.
E se o trabalho tivesse que ser enviado de volta ao criador e o retrabalho não estivesse na programação? Em cenários como esse, sua equipe precisará de processos confiáveis para saber para quem mover as tarefas quando sua parte estiver concluída e como notificar outras pessoas que agora têm trabalho a fazer.
A comunicação aberta com todas as partes interessadas é necessária para gerenciar os prazos. Você pode se comunicar com o cliente para discutir a mudança de datas de entrega. Ou você pode entrar em contato com outros executivos para ver se consegue ajuda extra. A comunicação não apenas amplia suas opções, mas também ajuda as partes interessadas a se sentirem envolvidas em partes cruciais do ciclo de vida do projeto.
Dica nº 5 – concentre-se em melhorar o gerenciamento do tempo
O planejamento e a gestão do tempo são uma parte significativa para garantir que os prazos sejam cumpridos. Afinal, se uma tarefa está estimada em quatro horas, mas o membro da equipe designado continua se distraindo, pode demorar muito mais. Ao ajudar sua equipe a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, você pode aumentar a produtividade e garantir que eles atendam ou excedam seus cronogramas planejados.
Uma maneira de melhorar o gerenciamento do tempo é reduzir as distrações. Isso pode significar a eliminação de reuniões sem valor agregado, proporcionando áreas de trabalho silenciosas, longe de interrupções, ou banindo as mídias sociais e outros aplicativos não relacionados ao trabalho. Outra opção é manter um rastreador de prazos do projeto, onde os funcionários podem ver quais tarefas são prioritárias e criar ou gerenciar suas listas de tarefas pendentes.
Às vezes, você também pode ser chamado para ajudar a delegar trabalhos menos essenciais ou treinar e gerenciar os funcionários sobre como evitar tarefas (quando os membros da equipe evitam algo desagradável porque não querem lidar com isso).
Dica # 6 – Tenha as ferramentas certas para o trabalho
Ter as ferramentas certas para o trabalho pode fazer toda a diferença quando se trata de sucesso ou fracasso do projeto. Essas ferramentas fornecem visibilidade de alto nível sobre quaisquer obstáculos de agendamento que possam ocorrer.
O software de gerenciamento de projetos e os relatórios permitem que você gerencie sem micro gerenciamento. Você pode ficar de olho no progresso e ver rapidamente onde gargalos ou atrasos estão começando a aparecer, enquanto ainda há tempo para fazer ajustes.
Além disso, com um software capaz de rastrear e gerenciar dependências, você pode brincar com diferentes cenários para descobrir qual é a melhor solução. Por exemplo, se uma tarefa está escorregando, você pode ver o impacto potencial de retirar recursos de outras tarefas ou reorganizar cronogramas.
Como gerenciar prazos em software de gerenciamento de projetos
De acordo com a pesquisa “Pulse of the Profession” do PMI , pouco mais da metade (51%) dos projetos globais foram concluídos no prazo em 2019. Seguindo as dicas acima e usando ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar a garantir que haja colaboração, visão e trabalho inteligente, você pode manter seus projetos futuros sob controle e evitar perder prazos.
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