1. Definir tarefas com prazos
Sim definitivamente. Mas recomendamos que você dê um passo adiante. Procure olhar para o seu trabalho em termos de estrutura e processos, não apenas um conjunto de atividades.
Em essência, uma tarefa é apenas uma unidade estrutural básica de seu trabalho e você pode facilmente atribuir tarefas com prazos no Taskfly. No entanto, sem que sua equipe compreenda totalmente o escopo completo de suas atividades, cada atividade de monitoramento será focada em um único resultado, em vez de orientar toda a sua equipe para colaborar em direção ao objetivo comum.
Portanto, uma boa estrutura é o objetivo; as tarefas com prazos são apenas uma forma de o conseguir.
2. Visualize a atividade da equipe regularmente
Quando se trata de trabalho remoto, você precisa ter transparência. E um fluxo de trabalho e metas transparentes são apenas o começo. Depois de estruturar e organizar tudo do seu lado, é hora de incluir sua equipe e apresentá-los com o panorama geral.
Dessa forma, você garantirá que cada membro de sua equipe saiba como eles se encaixam, o que é exigido deles e quais são seus resultados. Em termos de inclusão, cada membro de sua equipe saberá como seus esforços se encaixam no resultado da equipe, o que traduzirá cada tarefa individual em um esforço de equipe.
Comunicar suas expectativas à equipe e buscar seu feedback é um dado adquirido, mas incluir todos no processo de revisão transformará o esforço de sua equipe em um nível totalmente novo. Se você realmente deseja que sua equipe trabalhe como uma só, recomendamos que você verifique a atividade da equipe regularmente e inclua toda a sua equipe nessas verificações.
3. Rastrear o uso da Internet pelos funcionários?
Não definitivamente NÃO. Como vemos milhares e milhares de equipes totalmente remotas, na maioria dos casos trabalhando em suas próprias casas, definitivamente não vamos aconselhá-lo a fazer esse tipo de invasão no espaço pessoal de sua equipe. Definitivamente, esse não é o caminho a percorrer.
Cruzar a fronteira entre a terra da transparência e o Big Brother é um passo gigantesco na direção errada, pois desmotiva sua equipe e coloca uma quantidade injustificada de pressão e ansiedade em uma situação já estressante.
Qual é a alternativa? Transparência total. Inclua sua equipe em todas as etapas do processo de planejamento, esteja disponível para atender às suas dúvidas, dê-lhes orientações e certifique-se de que sabem que têm sua confiança. Quando cada parte do processo e cada tarefa são expostas, é muito fácil ficar à frente de qualquer procrastinação ou preguiça sem ir muito longe.
4. Monitore quando os funcionários estão em suas mesas?
De jeito nenhum! Em vez de perseguir seus funcionários, sugerimos criar um conjunto de regras e procedimentos que permitirão que sua equipe organize melhor seu tempo para que não fiquem confinados ao horário de fábrica. Monitorar se sua equipe remota está sentada em suas mesas é a medida final se todo o resto falhar. Objetivamente, não há razão para que isso aconteça.
Por exemplo, você sempre pode chegar a um acordo em que todos os membros de sua equipe estejam online ao mesmo tempo para cuidar de quaisquer atividades que envolvam mais de uma pessoa, por exemplo: reuniões, refinamentos, revisões, workshops, brainstormings, etc. Organize essas atividades no horário da equipe, e deixe os membros de sua equipe organizarem suas atividades individuais de acordo com seu próprio regime.
Se e quando os membros da sua equipe começarem a não atingir suas metas diárias, esse é o primeiro momento para começar a pensar em criar um cronograma de trabalho mais apertado. Antes de ir para lá, você também deve conversar com sua equipe, conhecer os problemas que eles estão enfrentando e, definitivamente, entender melhor por que eles não estão alcançando seus objetivos. Definitivamente, existem maneiras mais humanas de atingir as metas de monitoramento, e também devemos agradecer à transparência por essa abordagem. Bom trabalho, transparência!
Você está começando a ver um padrão aqui?
5. Supervisionar os funcionários remotamente?
Mais uma vez, a transparência é o melhor tipo de supervisão. Mas não o tipo de transparência que requer a captura de tela da tela de seu funcionário a cada trinta segundos. Ou, Deus me livre, instalando qualquer outro tipo de tecnologia de rastreamento invasivo.
Esta é, mais uma vez, a situação perfeita para se posicionar como um bom líder de equipe. Afinal, você está liderando uma equipe, certo? E aqui está como você pode levar a supervisão a um nível muito mais humano: inclua toda a sua equipe. Defina um processo que permitirá que cada pessoa em sua equipe valide e dê feedback para cada tarefa novamente indicamos o Taskfly.
Uma das bases principais de cada equipe é um esforço conjunto que produz um objetivo comum. Portanto, após incluir todos no planejamento e rastreamento, não há razão para não os incluir na fase de validação. Isso é especialmente bom quando sua equipe é interdisciplinar e os membros de sua equipe podem dar uma contribuição significativa quando se trata de feedback e análise do trabalho de outras pessoas. E se não puderem, é uma boa maneira de reconhecer cada membro da equipe e dar a eles um destaque. Torna-se mais fácil identificar problemas e muito mais satisfatório quando os resultados são amplamente reconhecidos.
6. Resumo do relatório de fim de dia
Ao trabalhar em várias tarefas simultaneamente, sua equipe pode perder o controle do que realizou durante o dia. No entanto, seu resumo diário não deve se limitar a listar as coisas que foram feitas. Pode ser muito mais potente do que isso.
Seu resumo diário também pode ser uma ferramenta que o ajudará a identificar as oportunidades de melhoria, delinear quaisquer problemas potenciais e mostrar as etapas que sua equipe precisa seguir para alcançá-los ou superá-los.
Você tem total liberdade para escolher a forma desses resumos diários, mas uma reunião regular da equipe é definitivamente uma excelente maneira de garantir que todos estejam no caminho certo, que todas as tarefas sejam validadas e que não haja mal-entendidos.
Com o Taskfly você consegue ter o resumo da equipe e sua produtividade de maneira visual.
Venha testar essa função e outras em nosso aplicativo: www.gotaskfly.com