O gerenciamento de projetos envolve malabarismos: pessoas, dados, expectativas, recursos você escolhe. A qualquer momento, um gerente de projeto precisa saber onde cada “bola” está, para onde está indo e para onde deve estar. E quando você está lidando com orçamentos, desenvolvedores ansiosos e prazos apertados, é mais fácil falar do que fazer.
Para manter tudo sob controle, os gerentes de projeto precisam de toda a ajuda que puderem obter. Uma das melhores maneiras de rastrear e medir o progresso contínuo é usando um painel de gerenciamento de projeto.
Aprenda como os painéis do projeto melhoram os resultados do projeto e como você pode torná-los.
O que é um painel de projeto?
Semelhante ao painel do seu carro, um painel do projeto fornece dados e métricas instantâneos sobre o status atual do seu projeto. Com todas as principais métricas de desempenho apresentadas em um único lugar, os gerentes de projeto podem medir com mais eficácia as restrições triplas de escopo, orçamento e tempo.
No entanto, ao contrário do painel de um carro, que rastreia as mesmas métricas-chave (por exemplo, velocidade, RPM, etc.) de veículo, os painéis de gerenciamento de projeto são mais flexíveis e podem variar significativamente dependendo do projeto, equipe, e necessidades de rastreamento.
Como gerente de projeto, você terá que decidir quais KPIs deseja acompanhar e como deseja que os dados sejam entregues. Algumas apresentações de dados comuns incluem:
Gráficos
Listas baseadas em texto
Visualizações interativas
Linhas do tempo
No entanto, os dados são entregues, há benefícios significativos em manter um painel de projeto atualizado.
Benefícios de um painel de projeto
Os painéis do projeto tornam o gerenciamento do projeto mais fácil e eficiente porque apresentam dados de desempenho contínuos em um piscar de olhos. Quando os gerentes e as partes interessadas têm acesso ao progresso, saúde e projeções de seus projetos, eles experimentam benefícios significativos, incluindo:
- Maior comodidade
- Maior eficiência
- Precisão aprimorada
- Melhor comunicação
Evidência persuasiva
Lembre-se de que um painel de gerenciamento de projeto não é apenas para o gerente de projeto. Quando todas as partes interessadas têm acesso, cada membro da equipe e tomador de decisões pode ficar a par dos desenvolvimentos, necessidades e progresso em um nível alto e granular. Todos permanecem na mesma página, melhorando a comunicação entre equipes e indivíduos.
Além disso, com um relatório de progresso rápido, os líderes e membros da equipe não precisam perder tempo trabalhando em conjuntos de dados díspares e simulando novos relatórios. No momento em que eles compilam manualmente todos os dados e os colocam em um relatório coeso, os dados já são antigos. Leia: virtualmente inútil.
Em vez disso, os painéis do projeto simplificam esse trabalho, compilando os dados em um local com atualizações em tempo real. Isso significa menos tempo desperdiçado em relatórios e mais tempo focado na conclusão das tarefas do projeto e no direcionamento do projeto.
Além disso, a exibição de dados importantes em um só lugar ajuda os gerentes a fazer apresentações mais atraentes com evidências visuais persuasivas para que todos vejam. Evidências claras tornam mais fácil obter a adesão das partes interessadas em decisões cruciais. Por exemplo, se os dados mostram que o projeto está acima do orçamento, o gerente de projeto pode persuadir mais facilmente os tomadores de decisão a aprovar um pivô ou ajuste do projeto.
Acompanhamento de métricas do painel do projeto
O sucesso de um projeto geralmente depende da qualidade e precisão das métricas e KPIs que você acompanha. Então, o que deve aparecer no seu painel? Depende. Aqui estão alguns tipos de dados que você pode visualizar em um painel de projeto:
- Status da tarefa
- Progresso do projeto
- Carga de trabalho da equipe
- Status de tarefa individual
- Riscos e mudanças do projeto
- Horas (faturáveis e não faturadas)
- Ações críticas
As métricas que você rastreia no painel do projeto dependerão do projeto e de seus objetivos para o painel.
Por exemplo, você precisa ver rapidamente quais tarefas foram concluídas ou onde há gargalos na programação? Ou você deseja rastrear padrões ou identificar oportunidades em potencial? Essas perguntas o ajudarão a determinar que tipo de painel você precisa e quais funcionalidades e recursos você deve procurar.
Recursos importantes em um painel de projeto
Escalabilidade
Atualizações em tempo real
Customização
Compartilhamento
Navegação intuitiva
Para obter o máximo valor do seu painel, os dados devem ser apresentados em um formato fácil de digerir e em uma plataforma com várias opções de compartilhamento. Lembre-se: os painéis do projeto não são apenas para os gerentes, mas também para que a equipe acompanhe seu progresso. Se eles não puderem acessar facilmente o painel ou se ele não for personalizado para as necessidades de dados do projeto, ele será desperdiçado.
Além disso, e talvez o mais importante, procure painéis que oferecem atualizações de dados em tempo real. No mundo do desenvolvimento de produtos e gerenciamento de projetos, os dados podem mudar em horas e até minutos.
Se você tiver que importar, exportar e converter manualmente os dados de uma plataforma para outra antes que seu painel possa rendera-los, seus dados ficarão para trás, levando a ineficiências na melhor das hipóteses e a suposições falsas e erros críticos na tomada de decisões, na pior das hipóteses.
Dê à sua equipe e ao seu projeto a melhor chance de sucesso usando os painéis do projeto que fornecem os melhores dados quando e como você precisa.
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