Gargalos, como vimos neste post, são obstáculos no caminho suave que devem ser seus processos – eles são barreiras entre você e os objetivos estabelecidos pela sua empresa. Aqui estão algumas ideias gerais importantes que você deve considerar para identificar e gerenciar gargalos de processo.
Identificando (e resolvendo) os gargalos do processo:
Mapeie e analise seus processos
Já falamos sobre o mapeamento de seus processos e como ele é importante,mais de uma vez neste blog, portanto, vamos mantê-lo resumido. Mapear seus processos e observá-los de fora permite que você analise seu desempenho geral. Também permite identificar os gargalos existentes, são as etapas que, por falta de capacidade ou mesmo desempenho, restringem sua capacidade de produção.
Analisar minuciosamente seus processos também pode ser exatamente o que você precisa para encontrar essas oportunidades de melhoria imprevistas. Na dúvida sobre como mapear seus processos e superar as dificuldades, olhe para sua concorrência: como são os processos deles e como superam os solavancos da estrada? Isso não só lhe dará uma visão clara, mas também garantirá sua vantagem competitiva.
Identifique os problemas e suas causas
Depois de mapear seus processos e suas etapas, é hora de listar os problemas críticos, aqueles responsáveis por diminuir a eficácia de seus processos e criar gargalos de processo. É importante fazer deste um processo interativo, envolvendo todas as pessoas abrangidas pelos processos e permitindo-lhes apontar erros ou falhas que um observador externo não perceberia.
Alguns exemplos de problemas e causas que você pode encontrar:
Atraso nas entregas finais causado por um computador lento
Um funcionário fica sobrecarregado com tarefas enquanto outro está vago
A informação se espalha em diferentes canais, causando erros e atrasos na execução
Elabore soluções
Agora que você já identificou os gargalos de seu processo, pode examiná-los objetivamente e começar a procurar maneiras de resolver esses problemas. Esta é mais uma etapa em que a participação de todos os envolvidos é altamente incentivada, quanto mais, melhor! Trabalhar em equipe, com diferentes pontos de vista e ideias, pode ser exatamente o que você precisa para encontrar soluções criativas e eficazes.
O estímulo à interação não só lhe dará um amplo leque de ideias, mas também manterá a equipe integrada e comprometida com as mudanças que se fizerem necessárias.
Implementar e avaliar as ideias de melhoria
Nem é preciso dizer que a equipe deve se manter no loop de todas as etapas da implementação da melhoria, desde o mapeamento dos processos à identificação de gargalos, da busca de soluções à elaboração e implementação de um plano de ação.
É importante manter o processo de melhoria dinâmico e reavaliar constantemente os resultados, provavelmente, a primeira ideia para uma solução não será a resposta perfeita para o problema. Verificar e avaliar constantemente lhe dará as informações necessárias para fazer quaisquer ajustes – ou até mesmo começar a desenvolver um plano B.
Sempre tem alternativas
Não ignore nenhuma alternativa apresentada enquanto procura soluções para seus problemas, todas as opções devem ser consideradas como plano B (ou C ou D) se aquela que você decidiu aplicar não for tão bem quanto planejado.
Como dissemos, é essencial conhecer e monitorar seus processos regularmente para mantê-los atualizados e eficazes. Mesmo processos antigos e estabelecidos podem perder sua eficácia e precisar de uma atualização de vez em quando. Como acontece com as pessoas, os processos não podem ser gravados em pedra; eles devem ser flexíveis o suficiente para se adaptarem de tempos em tempos.