Como você deve ter percebido em algum momento de sua vida, gerenciar suas tarefas não é uma brincadeira de criança. Na verdade, dá muito trabalho e, se você não tiver as habilidades necessárias, pode acabar prejudicando os resultados da sua equipe e da sua empresa.
É fácil procrastinar, perder muito tempo em atividades não tão importantes e ser menos produtivo que o ideal. Organizar-se e preparar-se pode parecer desnecessário, mas não caia nessa. O gerenciamento adequado de tarefas permite que você visualize as tarefas de sua equipe de um ângulo diferente e ajuda a planejar com antecedência.
Ok, não surte ainda. O gerenciamento de tarefas não é um dragão de três cabeças e para dominá-lo só será necessário um pouco de paciência (algumas vezes mais do que um pouco) e trabalhar alguns truques do comércio.
Não sabe por onde começar? Verifique estas 6 dicas simples de gerenciamento de tarefas que tornarão mais fácil para você começar a planejar o futuro e deixar seus problemas no passado.
Dicas de gerenciamento de tarefas para aumentar sua produtividade
1. Esteja preparado para tudo, sempre
Esta é a regra primeira, mais importante e mais óbvia ao gerenciar tarefas. Ao avaliar uma tarefa para planejá-la com antecedência, você deve levar em consideração todos os cenários de resultados possíveis. Considere, por exemplo:
O que aconteceria se alguém cometesse um erro?
E se a pessoa responsável não aparecer no trabalho?
Quais são as consequências se a tarefa não for concluída dentro do prazo?
Analise todas as possibilidades (razoavelmente) e esteja preparado para superar qualquer obstáculo em seu caminho.
Se erros e atrasos são recorrentes, isso é um indicador de que seu gerenciamento de tarefas não é ideal e talvez seja uma boa ideia verificar novamente a eficiência de seus processos.
2. Use Kanban para planejar com antecedência
Kanban é um sistema de gestão que permite visualizar totalmente o status de seus processos por meio de um quadro com colunas dinâmicas. Com uma ferramenta Kanban, você pode controlar adequadamente todas as tarefas de sua equipe de uma forma visual fácil de entender e analisar. Ter todas as tarefas em um quadro e a rápida visualização dos gargalos o ajudará a se tornar muito mais eficiente.
3. Dívida uma grande tarefa em pedaços menores
Começar com uma tarefa grande e complexa pode ser assustador e colocar sua equipe com a mentalidade errada. Torna-se muito mais fácil pular para realizações maiores depois que você tiver uma tarefa menor e mais fácil de seu prato.
Para fazer as coisas rolarem, é sempre melhor dividir as tarefas grandes em pequenas. Dessa forma, você terá aquela sensação incrível de conquista que todos sentimos ao mover um cartão para “pronto”.
4. Forneça instruções detalhadas
Forneça instruções claras e detalhadas para suas tarefas e suas etapas, para que os membros de sua equipe sempre saibam o que precisam fazer. Isso evita perda de tempo refazendo atividades e fazendo perguntas que já poderiam ter sido respondidas.
5. Concentre-se em uma tarefa de cada vez
Já vi muitos grandes profissionais lutarem porque achavam que podiam fazer tudo ao mesmo tempo. Eles não podem. Ninguém pode. Isso é o que torna está uma das dicas de gerenciamento de tarefas mais importantes.
A multitarefa é a maneira mais rápida de ocupar seu tempo fazendo mais do que pode fazer e terminar sem fazer nada. Evite multitarefa dividindo tarefas grandes e complexas em partes menores e concentrando-se em fazer uma coisa de cada vez.
Envolva-se em uma tarefa de cada vez. Dê a ele sua atenção total e exclusiva para que você possa ser o mais eficaz e produtivo possível.
6. Faça as tarefas assustadoras primeiro
Somos humanos. Temos uma tendência natural de evitar coisas difíceis.
O que não é natural, porém, é evitar tarefas difíceis e desafiadoras (ou mesmo aquelas que você simplesmente não gosta de fazer) a ponto de se sentir doente e ansioso, passando os dias com medo. Mas não tem que ser assim.
Considere o seguinte: se você reunir toda a sua coragem e enfrentar as tarefas horríveis e assustadoras logo de manhã, você se sentirá realizado pelo resto do dia e muito mais motivado para continuar.