1. Identifique os riscos antecipadamente
É inevitável que os projetos enfrentem problemas. Esses problemas podem incluir riscos no orçamento, riscos na linha do tempo, incidentes, emergências, oportunidades e muito mais. Os gerentes de projeto que concluírem sua avaliação de riscos logo no início terão uma chance maior de evitar problemas, mas ainda precisam ter uma visão em tempo real de seu trabalho para identificar e mitigar riscos imprevistos antes de impactar o cronograma e o orçamento geral do projeto.
Como nenhum projeto está isento de riscos, ter as ferramentas e processos corretos de gerenciamento de riscos pode ajudá-lo a identificar, monitorar e resolver riscos com muito mais eficiência do que confiar em sua própria capacidade de estar no lugar certo, na hora certa. Alguns benefícios do uso de um software de gerenciamento de riscos incluem:
Maior transparência: os gerentes de projeto são capazes de enfrentar e priorizar os riscos do projeto com os melhores resultados de risco.
Conformidade reduzida e custos legais: a integração dos processos de governança corporativa e conformidade de gerenciamento de riscos significa custos mais baixos para todos.
Melhores controles internos: os gerentes de projeto que monitoram e gerenciam de perto seus riscos mostram uma propriedade mais profunda de seus projetos do que aqueles que não monitoram tão de perto.
Operações reforçadas de gerenciamento de projetos: quanto mais conhecimento um gerente de projeto tiver, melhor ele poderá prever riscos para projetos futuros.
Maior confiança das partes interessadas: mostrar que você possui as ferramentas certas para ficar à frente dos riscos coloca as mentes das partes interessadas à vontade.
2. Acompanhe os principais indicadores de desempenho
Os gerentes de projeto devem usar os principais indicadores de desempenho (KPIs) para determinar se o projeto está no caminho certo. Aqui estão alguns dos principais KPIs para medir o desempenho do projeto:
Objetivos do projeto: Um projeto dentro do cronograma e do orçamento é um bom indicador para determinar se o projeto alcançará seus objetivos originais.
Entregas de qualidade: meça se as entregas de tarefas estão sendo atendidas e se atendem aos padrões específicos estabelecidos nos requisitos do projeto.
Rastreamento de esforço e custo: os PMs devem rastrear esforços e custos associados aos recursos para verificar se o orçamento está no caminho certo.
Desempenho do projeto: rastreia as mudanças que ocorrem no projeto, incluindo a quantidade e o tipo de problemas que surgem e como eles são abordados.
Dica: Criar um painel específico do projeto para rastrear KPIs de alto nível e compartilhá-lo com todas as partes interessadas ajudará a reduzir o tempo gasto na resposta a perguntas de status. Sempre atualizado automaticamente em tempo real.
3. Gerenciar documentação
A documentação é uma parte importante de qualquer projeto. Manter registros do que aconteceu e das mudanças que ocorreram ao longo de seu ciclo de vida contribuirá para o sucesso geral do projeto.
Dependendo do tamanho e da complexidade de seus projetos, seria difícil, se não impossível, lembrar de tudo o que acontece. Além disso, quando há clientes ou partes interessadas externas envolvidas, a documentação organizada pode ser o fator decisivo quando ocorrem discordâncias ou problemas. Além disso, ter um projeto bem documentado fornece informações históricas que podem ser usadas em projetos futuros.
A chave aqui é organizar sua documentação para que você não esteja pesquisando em pastas, e-mail, aplicativos de mensagens, sua ferramenta de gerenciamento de projetos etc. para encontrar a documentação necessária. Crie um único local para gerenciar toda a documentação do projeto, para que você possa acessar rapidamente as informações necessárias e manter os detalhes em contexto.
4. Conheça o status
Parte do papel do gerente de projeto é manter os principais interessados atualizados sobre o status durante toda a duração do projeto. Não saber o status do seu projeto quando solicitado pode enviar sinais de alerta de que você não está acompanhando seu projeto de perto e reduzir a confiança das partes interessadas em você e no projeto.
Uma maneira de garantir que você saiba o status do seu projeto a qualquer momento é com um relatório de status do projeto. Um relatório de status do projeto deve capturar todas as atividades, desenvolvimentos e riscos críticos aos negócios associados a um projeto. Essencialmente, um relatório de status do projeto é um instantâneo de onde um projeto está e como estão os vários aspectos do projeto.
Além disso, os relatórios de status ajudam a:
Criar e ativar a compra de partes interessadas
Proporcionar transparência ao progresso em direção aos marcos
Identifique problemas e riscos, para que a correção do curso possa ocorrer rapidamente
Identifique o trabalho realizado por indivíduos, equipes ou departamentos, para que você possa alocar recursos conforme necessário
Fornece um medidor de alto nível da integridade do projeto
5. Ferramenta ideal para o controle
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