Você acabou de ser encarregado de um novo projeto importante. Claramente, seu chefe está oferecendo essa oportunidade como um voto de confiança em suas habilidades. E enquanto você está empolgado, esta é sua primeira vez sendo responsável por um projeto inteiro.
Começar pela primeira vez é um desafio. No entanto, existem maneiras de ajudá-lo a molhar os pés. O gerenciamento de projetos evoluiu para um processo com etapas e etapas definidas para orientar aqueles que são novos no gerenciamento de projetos em direção a um projeto bem-sucedido.
5 etapas do processo do projeto:
Iniciação: um projeto é iniciado quando uma necessidade de mudança é identificada
Planejamento: planejando o trabalho do projeto
Execução: realizando o trabalho
Gerenciamento e controle: todo o trabalho que você faz durante o projeto para monitorar o progresso
Encerramento: finalização e entrega do projeto e adiamento da equipe
Essas etapas são idênticas para cada projeto. E lembre-se, você é o gerente do projeto, não um supervisor da linha de frente. Seu trabalho é gerenciar o projeto, não as pessoas.
Etapas básicas para o iniciante do projeto:
Durante o estágio de iniciação, o projeto é criado e uma carta é elaborada, autorizando você a ser o gerente do programa e estabelecendo uma cadeia de relatórios. A fase de planejamento é onde você:
Definir o escopo
O primeiro e mais importante passo em qualquer projeto é definir o escopo do projeto. O que você deve realizar ou criar? Qual é o objetivo do projeto? Igualmente importante é definir o que não está incluído no escopo do seu projeto. Se você não conseguir uma definição suficiente do seu chefe, esclareça o escopo e envie-o de volta para confirmação.
Embora este exemplo esteja um pouco fora do tópico comercial, todos podemos nos relacionar com uma recepção de casamento. Ao planejar uma recepção de casamento, você pode ter como escopo: preparar uma recepção de casamento para 100 convidados, com jantar, bar aberto, bolo de casamento e uma banda ao vivo para dançar até uma determinada data a um custo que não exceda US $ 20.000.
Determinar recursos disponíveis
Quais pessoas, equipamentos e dinheiro você terá disponível para alcançar os objetivos do projeto? Como gerente de projeto, você normalmente não terá controle direto desses recursos, mas precisará gerenciá-los por meio do gerenciamento de matrizes.
O gerenciamento de matrizes refere-se ao uso da hierarquia definida na empresa para realizar o que você precisa fazer. Se Joe trabalha no seu projeto e no departamento dele, ele precisa ouvir dois chefes. Como gerente de projeto, tente manter contato com os supervisores das pessoas ou proprietários do equipamento emprestado, para que você possa resolver conflitos.
Entenda a linha do tempo
Quando o projeto precisa ser concluído? À medida que você desenvolve o plano do projeto, você pode ter alguma flexibilidade na maneira de usar o tempo durante o projeto, mas os prazos geralmente são fixos, como no caso da recepção do casamento. Se você decidir usar horas extras para cumprir o cronograma, pesa isso contra as limitações do seu orçamento.
Detalhar o Trabalho
Quais são as principais peças ou componentes que precisam ser criados para concluir o projeto? Por exemplo, uma recepção de casamento exige um alto nível: salão de recepção, comida, bebida, bolo, convidados e entretenimento. Obviamente, cada um desses itens maiores pode ser dividido em muitos itens adicionais. Esse é o próximo passo.
No exemplo de recepção de casamento acima, você provavelmente tem uma equipe ou pessoa encarregada de diferentes componentes. Trabalhe com os membros da sua equipe para esclarecer os detalhes necessários para alcançar cada item principal.
A pessoa responsável pela comida deve entender as opções, as limitações de custo e fazer seleções que apoiam o alcance do escopo. Liste as etapas menores em cada uma das etapas maiores. O nível de profundidade que você percorre nas etapas de detalhamento dependerá do tamanho e da complexidade do seu projeto.
*Esse foi a primeira parte quer saber mais acompanhe os próximos textos.