1. Defina as metas corretamente
Estabeleça metas que sejam alcançáveis e mensuráveis. Use o método SMART ao definir metas. Em essência, certifique-se as metas definidas são S ESPECÍFICOS, M ensurável, A ttainable, R Elevant e T imely.
2. Priorize com sabedoria
Priorize tarefas com base na importância e urgência. Por exemplo, observe suas tarefas diárias e determine quais são:
Importante e urgente: execute essas tarefas imediatamente.
Importante, mas não urgente: decida quando realizar essas tarefas.
Urgente, mas não importante: delegue essas tarefas, se possível.
Não urgente e não importante: deixe-os de lado para fazer mais tarde.
3. Defina um limite de tempo para concluir uma tarefa
Definir restrições de tempo para concluir tarefas ajuda você a ser mais focado e eficiente. Fazer um pequeno esforço extra para decidir quanto tempo você precisa alocar para cada tarefa também pode ajudá-lo a reconhecer problemas em potencial antes que eles surjam. Dessa forma, você pode fazer planos para lidar com eles.
Por exemplo, suponha que você precise escrever cinco avaliações a tempo para uma reunião. No entanto, você percebe que só poderá fazer quatro delas no tempo que falta para a reunião. Se você ficar ciente desse fato com antecedência, poderá delegar facilmente a redação de uma das revisões a outra pessoa. No entanto, se você não se preocupasse em verificar o tempo de suas tarefas com antecedência, talvez acabasse não percebendo seu problema de tempo apenas uma hora antes da reunião. Nesse ponto, pode ser consideravelmente mais difícil encontrar alguém para delegar uma das revisões, e mais difícil para eles encaixar a tarefa em seu dia também.
4. Faça uma pausa entre as tarefas
Ao fazer muitas tarefas sem pausas, é mais difícil manter o foco e a motivação. Permita algum tempo de inatividade entre as tarefas para limpar sua cabeça e se refrescar. Considere tirar uma soneca, dar uma caminhada curta ou meditar.
5. Organize-se
Utilize seu calendário para um gerenciamento de tempo mais longo. Anote os prazos dos projetos ou das tarefas que fazem parte da conclusão do projeto geral. Pense em quais dias seria melhor dedicar a tarefas específicas. Por exemplo, você pode precisar planejar uma reunião para discutir o fluxo de caixa em um dia em que saiba que o CFO da empresa está disponível.
6. Remova tarefas atividades não essenciais
É importante remover atividades ou tarefas em excesso. Determine o que é significativo e o que merece seu tempo. Remover tarefas / atividades não essenciais libera mais tempo para ser gasto em coisas genuinamente importantes.
7. Planeje com antecedência
Certifique-se de começar cada dia com uma ideia clara do que você precisa fazer – o que precisa ser feito NESSE DIA. Considere criar o hábito de, ao final de cada dia de trabalho, ir em frente e escrever sua lista de “afazeres” para o próximo dia de trabalho. Assim, você pode começar a correr na manhã seguinte.