Prazos

Quando tudo parece ser a prioridade máxima, quando você está constantemente correndo para terminar seu trabalho e quando está muito magro, pode ser difícil escolher o que fazer em um determinado momento e o que fazer depois.

É preciso planejamento e esforço para decidir o que deve ser feito primeiro e também definir uma sequência ou ordem para fazer as coisas.

A priorização ajuda quando se depara com uma lista de tarefas transbordando e alvos em constante movimento.

O gerenciamento do tempo de domínio é aprimorado por meio de tentativa e erro antes de você se estabelecer em um ritmo confortável, onde pode gerenciar seu fluxo de trabalho com eficiência e concluir mais trabalho.

1.Por que os prazos são perdidos

Existem muitas razões pelas quais os prazos não são cumpridos. Deixar de cumprir prazos críticos regularmente pode ter consequências negativas e causar impacto em um funcionário, equipe, chefe e até mesmo na empresa.

O não cumprimento dos prazos pode ter um efeito de reação em cadeia em que, quando você perde um prazo em uma atividade, isso pode atrasar suas outras tarefas.

Da mesma forma, perder um prazo em uma atividade de equipe pode atrasar outros que estão esperando por sua contribuição para concluir suas tarefas.

• Algumas razões pelas quais os prazos são perdidos incluem o seguinte:
• Poucas habilidades de gerenciamento de tempo.
• Falta de planejamento e organização.
• Medo de falhar e medo de não cumprir o prazo.
• Procrastinar, adiar continuamente o trabalho que precisa ser feito.
• Estar distraído.
• Começar o trabalho tarde e correr para terminá-lo.
• O trabalho fica preso à burocracia, como esperar por revisão e aprovação.
• Esperando a entrada de outros.
• Prioridades concorrentes.
• Subestimar a quantidade de tempo necessária para completar uma atividade.
• Circunstâncias imprevistas.
• Não entender os requisitos de uma tarefa ou como fazer o trabalho.
• Informações inadequadas para completar tarefas.
• Diretrizes pouco claras.
• Não levando o prazo a sério.
• Prazos irrealistas.
• Trabalho feito de maneira errada e precisa ser refeito.
• Burnout e exaustão.
• Comprometendo-se demais e se esforçando demais.
• Aumento do escopo do trabalho.
• Falta de recursos, incluindo cortes no orçamento.
• Lidando com atrasos.

2. Benefícios do cumprimento de prazos

Um prazo final concentra a ação como um laser. Isso ajuda a gerenciar o tempo de forma eficaz. Quando você entrega o trabalho no prazo, aumenta sua motivação para cumprir ainda mais prazos.

Os benefícios típicos de cumprir prazos incluem:

Uma sensação de realização e satisfação pessoal após cumprir um prazo.

Concluir o trabalho no prazo cria uma oportunidade para fazer o controle de qualidade, revisar e corrigir quaisquer erros. Cria espaço para melhorias e contribuições para você e outras pessoas.

Aumenta sua produção e produtividade, você realiza mais trabalho.

Torna você confiável. Constrói sua credibilidade e reputação pessoais e o identifica como um funcionário confiável.

Os prazos fornecem uma data de término definitiva para uma atividade, marco, meta ou projeto.

Prazos aumentam o foco. Eles fornecem orientação e mantêm você no curso.

Ajuda a reduzir ou eliminar distrações.

Fortalece o trabalho em equipe e a responsabilidade, onde os membros da equipe sabem que podem confiar em você para fazer sua parte.

Cumprir os prazos pode ajudar a conservar e economizar recursos, como permanecer dentro do orçamento e evitar estouros de custos devido ao tempo extra de trabalho.

Mantém as partes interessadas internas e externas felizes, incluindo chefes, membros da equipe, clientes, fornecedores e vendedores.

3. O que fazer quando você perde um prazo

Apesar de nossas melhores intenções em cumprir prazos, há momentos em que deixamos de cumpri-los. Às vezes a culpa é nossa e outras vezes pode ser devido a situações externas ou até mesmo a circunstâncias inevitáveis.

• É um pensamento desconfortável quando vemos um prazo se aproximando e não podemos cumpri-lo.
• O pior cenário é esquecer completamente um prazo.
• O que fazer quando não conseguem cumprir um prazo? Aqui estão algumas etapas que você pode realizar ao se deparar com esse tipo de situação para ajudá-lo a voltar aos trilhos:
• Peça desculpas por não cumprir o prazo.
• Avise com antecedência sobre possíveis atrasos.
• Ofereça um plano de mitigação sobre como você realizará a tarefa necessária.
• Apresente ou entregue a parte do trabalho que já foi concluída.
• Pedido de extensão do prazo.
• Certifique-se de cumprir o prazo estendido.
• Se você esqueceu um prazo em primeiro lugar, confesse o erro, peça perdão e ofereça uma solução.
• Esforce-se para realizar o trabalho da forma mais rápida e precisa possível.
• Se necessário, peça ajuda no cumprimento de prazos.

Use a lição aprendida como uma oportunidade de aprendizado futuro para evitar que erros aconteçam novamente.

Lembre-se utilize o Taskfly para ajudar na gestão de suas tarefas