Visão geral do software de gerenciamento de projetos
Unir sua equipe e prepará-la para trabalhar como uma unidade é fundamental para o sucesso de seus projetos. Mas sem o software de gerenciamento de projeto adequado e ferramentas para gerenciar esses projetos, você pode estar dobrando seus esforços em vez de otimizá-los. Ao gastar tempo mantendo dezenas de planilhas e tentando ficar em dia com uma caixa de entrada que transborda, você está perdendo a oportunidade de ser estratégico com seu tempo. Esta é a importância de usar as ferramentas certas para o trabalho.
Quem deve usar ferramentas de gerenciamento de projetos?
Qualquer pessoa que gerencia projetos pode se beneficiar de um software de gerenciamento de projetos. Mesmo que você não execute projetos formais ou não tenha “gerente de projeto” como seu título, o software de gerenciamento de projetos ainda oferece valor.
Na verdade, muitas empresas que não executam projetos formais ainda usam software de gerenciamento de projetos para planejar, organizar, rastrear, monitorar e executar seus projetos.
As ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar projetos vêm em muitas formas diferentes, assim como os próprios projetos. Por exemplo, alguns de seus projetos podem ser processos simples de três etapas que envolvem apenas você e outra pessoa, enquanto outros podem levar várias equipes e meses (ou até anos) para serem concluídos.
Principais recursos ao selecionar um software de gerenciamento de projeto
Identificar os principais recursos que sua equipe pode precisar ao adotar fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos em sua ferramenta é crucial. Algumas coisas a procurar:
- Colaboração em tempo real. O software de gerenciamento de projetos deve permitir a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas. As pessoas devem ser capazes de acessar e fazer alterações.
- Compartilhamento e armazenamento de documentos. O software de gerenciamento de projetos deve permitir o compartilhamento e o armazenamento de documentos. Isso fornece um repositório de conhecimento para seus projetos.
- Comunicando. Relatórios e painéis personalizáveis que permitem relatórios em tempo real. Você deve ser capaz de filtrar e formatar com base nos critérios que são importantes para você.
- Fácil de usar. Se o sistema for muito complexo, sua equipe não vai querer usá-lo.
- Criação de modelo. É importante ser capaz de criar e personalizar modelos para que você não construa cada projeto e atividade do zero.
- Sinalizadores de advertência. O sistema deve ser capaz de disparar alertas ou avisos quando as coisas saem do caminho, como quando uma atividade está atrasada.
- Agendamento. Você vai querer um sistema de software que permita a criação de uma linha de base do cronograma e a capacidade de monitorar seu cronograma real em relação a ele.
- Gerenciamento de tempo o tempo real trabalhado precisará ser rastreado no sistema para monitorar o progresso e gerenciar os custos e recursos de mão de obra.
- Personalização o software deve ser flexível o suficiente para se adaptar aos diferentes projetos e processos que sua organização possui.
- Controles e governança embora a flexibilidade seja importante, um sistema também precisa ter controles e restrições suficientes para garantir a segurança dos dados e o rastreamento e registro das aprovações.
- Capacidade de integração o software deve ser capaz de se integrar a outros sistemas
- Calendários exclusivos você desejará ter calendários que possam ser alterados para refletir seus dias e horas de trabalho.