Os campos personalizados permitem que você modifique os campos do software de gerenciamento de projetos para atender às suas necessidades de negócios e projetos. Como cada equipe de projeto é diferente, pode ser necessário rastrear informações exclusivas de seu projeto, processo ou organização. Os campos padrão oferecidos por algumas soluções de gerenciamento de projetos geralmente não funcionam bem com os requisitos exclusivos de sua equipe ou tarefas.
Com campos personalizados, esteja você no desenvolvimento de produtos, marketing, finanças ou outra equipe, agora você pode configurar seus projetos para rastrear exatamente o que é importante para você. Os campos personalizados fornecem melhor clareza nos requisitos e status da tarefa, pois você pode incluir informações relevantes que podem ter sido excluídas se você estivesse limitado a campos fixos.
Por exemplo, os campos personalizados são excelentes para capturar e transmitir informações incomuns sobre o status, processo, fase, risco ou classificação do seu projeto. Esses campos também podem ser usados para relatar as métricas que são exclusivas do seu projeto ou empresa.
Usos de campos personalizados
As aplicações de campos personalizados são limitadas apenas por sua imaginação. Aqui estão alguns exemplos de uso de campos personalizados:
Gerenciar orçamentos. Você pode adicionar campos personalizados para rastrear orçamentos e custos associados ao seu projeto. Além disso, você pode restringir a visibilidade desses campos a pessoas específicas usando controles de compartilhamento seletivos para cada campo personalizado. Essa funcionalidade permite que você veja os custos de mão de obra sem que outras pessoas possam ver informações confidenciais da folha de pagamento.
Priorize o trabalho. Os campos personalizados em seu software de gerenciamento de projetos tornam mais fácil para sua equipe saber exatamente no que trabalhar a seguir quando você os usa para priorizar tarefas e atribuições do projeto. Por exemplo, você pode criar um campo de priorização com rótulos como “Crítico”, “Principal” e “Secundário” para que todos possam garantir que as coisas mais importantes sejam feitas primeiro.
Mapeie as tarefas de acordo com os objetivos da empresa. Pode ser um desafio mapear as iniciativas de cima para baixo com o trabalho de baixo para cima que está sendo feito por sua equipe de projeto. No entanto, com campos personalizados, você pode rastrear quais objetivos de equipe ou empresa cada projeto e tarefa oferece suporte. Essa funcionalidade facilita a geração de relatórios que ilustram como o trabalho de sua equipe se desenvolve na estratégia geral da empresa.
Como usar campos personalizados.
Contanto que seu software de gerenciamento de projeto suporte ao uso de campos personalizados, você deve ser capaz de adicioná-los a qualquer pasta dentro de seu software. Depois de adicionar um campo personalizado a uma pasta, ele também estará disponível em todas as tarefas dessa pasta.
Aqui estão os recursos adicionais que seu software de gerenciamento de projeto deve oferecer suporte para campos personalizados de pasta:
Duplicando dados de campos personalizados. Para usar campos personalizados em modelos de projeto, deve haver uma opção para copiar os valores em campos personalizados ao duplicar uma pasta.
Além disso, você deve ser capaz de selecionar se deseja aplicar seu campo personalizado e formatar dados apenas à sua pasta ou levar seu campo personalizado e formato para o nível de tarefa e subtarefa. Por exemplo, se você precisa rastrear orçamentos, mas não quer que as informações atrapalhem todas as tarefas ou prefere priorizar o trabalho apenas no nível, você pode selecionar esses campos personalizados para ficarem apenas no nível superior.
Agrupando campos personalizados. Ao visualizar, você deve ser capaz de exibir campos personalizados de subpastas na visualização de resumo geral. Por exemplo, digamos que dentro da Equipe de marketing haja uma subpasta para campanhas de marketing onde você adicionou um campo personalizado chamado “Prioridade”. Ao visualizar “Equipe de marketing”, você poderá escolher exibir o campo “Prioridade” que faz parte da Campanhas de marketing.
Campos de junção e mesclagem. Às vezes, os usuários criarão o mesmo campo personalizado em projetos diferentes. Sem a junção e a mesclagem automáticas, quando esses projetos são combinados em uma visualização, cada um desses campos personalizados seria mostrado lado a lado, embora devam ser o mesmo campo. Por exemplo, um campo de orçamento pode ser adicionado independentemente a três projetos e, quando combinado em uma visualização, haveria três campos separados para o orçamento. Com recursos de junção e mesclagem, se os campos tiverem nomes idênticos, seu software de gerenciamento de projeto deve juntar automaticamente esses campos em um, combinando os dados de cada um. Se você não quiser mesclar esses campos, poderá desfazer facilmente a fusão automática.
Atribuição de usuários a campos personalizados. Um tipo de campo “Usuário” permite selecionar usuários em sua conta a partir de um menu suspenso e adicioná-los a um campo personalizado, para suas tarefas e subtarefas. Essa funcionalidade permite que você crie facilmente equipes de projeto, dedique um membro da equipe a tipos de tarefas específicos ou denote quem aprovará atividades em uma pasta sem ter que digitar seu nome inteiro todas as vezes.