Primeiro passo: anote o que você deve fazer
Antes de tentar priorizar e planejar, comece verificando seus e-mails, suas anotações pessoais e os projetos atuais em que você está participando para definir claramente todo o trabalho que você deve fazer. Nessa visão global, dívida seu trabalho em diferentes tarefas, como uma lista com marcadores. Isso ajudará você a visualizar o que há para fazer de acordo com cada projeto, grupo de trabalho ou departamento.
Segundo passo: priorize suas tarefas
O segundo passo consiste em priorizar tarefas, o que nem sempre parece fácil à primeira vista. No entanto, um método simples pode ajudá-lo. Ao gerenciar casos diferentes, é importante distinguir entre tarefas urgentes e importantes. Dois adjetivos para não confundir! Dwight David Eisenhower, 34º Presidente dos Estados Unidos, iniciou o Método Eisenhower, que deriva de sua famosa citação: “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. Como gerenciar um cronograma de acordo com este método? O princípio é bastante simples e propõe dividir tarefas em quatro categorias. De acordo com o princípio Eisenhower, as tarefas podem ser:
Urgente e importante; tarefas que requerem atenção imediata e que contribuem para a consecução de seus objetivos de longo prazo.
Não é urgente, mas importante; tarefas com prazo definido em mais ou menos longo prazo e que também contribuem para a consecução de seus objetivos pessoais.
Urgente, mas não importante; tarefas que requerem atenção imediata, mas não contribuem diretamente para a consecução de seus objetivos de longo prazo.
Não é urgente e não é importante; tarefas que não afetam seus objetivos de longo prazo, mas ainda precisam ser abordadas.
Essa distribuição de tarefas, que deve ser estabelecida de acordo com seus objetivos e necessidades, incentivará você a trabalhar prioritariamente nas tarefas urgentes e importantes. Em resumo, tarefas urgentes e importantes são as que você deve abordar imediatamente, enquanto as tarefas não urgentes, mas importantes, devem ser planejadas. As tarefas urgentes, mas não importantes, representam tarefas vinculadas aos objetivos de outras pessoas (como tarefas a serem executadas no contexto de um projeto coletivo). Portanto, você pode delegá-los a terceiros, tanto quanto possível. Tarefas que não são urgentes ou importantes podem ser movidas para uma espécie de “caixa de sugestões”. Essas tarefas não são essenciais no momento, pois não influenciam diretamente seus objetivos a longo prazo, mas devem ser lembradas. A idéia principal é que as tarefas sejam revisadas com frequência,
Terceiro passo: planejar as tarefas importantes
Depois de determinar quais são as tarefas mais importantes, você poderá planejar as realizações a curto ou longo prazo, de acordo com o grau de urgência. Você pode primeiro tentar organizar sua semana e depois dividir suas tarefas de acordo com seus dias úteis.
Para todas as tarefas importantes, tente definir uma data de planejamento de acordo com seu cronograma. A data de planejamento representa a data em que você deseja concluir a tarefa. Difere da data de vencimento, que põe fim ao prazo. Ao decidir agendar suas tarefas, pense em especificar os prazos, se souber a data exata do vencimento.
Na sua rotina de trabalho, você provavelmente tem tarefas que se repetem. Tente determinar quais são as tarefas recorrentes antes de definir sua frequência: diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente. Isso o ajudará a garantir o gerenciamento de suas principais atividades.
Quarto passo: delegar determinadas tarefas
No seu dia a dia, é provável que você colabore e trabalhe em equipe. Tarefas não importantes, mas urgentes são provavelmente as que você pode delegar: elas não são consideradas importantes em termos de suas responsabilidades, mas ainda precisam ser abordadas e concluídas dentro de um curto período. Essas tarefas podem ser as que contribuem para a realização de um projeto coletivo, mas que não dependem apenas de você. Ao delegar uma tarefa a um colega, acompanhe adicionando, por exemplo, um comentário que explica por que você atribuiu a tarefa a essa pessoa em particular. Você também pode definir uma data de vencimento para garantir que ela seja alcançada a tempo. Seja o mais claro possível em sua declaração para simplificar a colaboração.
Com essa abordagem, organize seu tempo com eficiência.
Este método permitirá que você planeje seu cronograma de maneira realista. Evite se sobrecarregar superestimando sua produtividade diária! Estabeleça objetivos claros e alcançáveis. Dirija suas tarefas uma por uma. De um dia para o outro, verifique seu progresso: suas tarefas planejadas foram concluídas? Se for esse o caso, significa que seus objetivos eram razoáveis. Se, pelo contrário, determinadas tarefas não foram concluídas, tente reduzir o número de tarefas a serem realizadas por dia e tente avaliar o tempo de realização de cada uma delas. Um bom planejamento reduzirá o número de tarefas urgentes e importantes que podem ser uma fonte de estresse.
Para otimizar sua organização no trabalho, existem muitas ferramentas existentes criadas para revolucionar sua maneira de gerenciar tarefas. Encontre a solução que melhor funciona para você: adote uma ferramenta única e flexível que corresponda à sua maneira de trabalhar. Isso economizará tempo e aumentará a eficiência.