A delegação existe para que você não precise perder horas com tarefas que outras pessoas podem fazer melhor. Independentemente de suas habilidades ou experiência, tentar fazer tudo sozinho o esgotará rapidamente.
Por exemplo, se você é um diretor de marketing, seu foco deve estar na conexão com os clientes. Não é necessário redefinir toda sua agenda de trabalho quando puder atribuí-lo a alguém mais qualificado e que, no final, fornecerá mais valor do que você.
A delegação bem-sucedida é capaz de utilizar os talentos individuais de todos na sua equipe. Quando bem feito, sua produtividade aumentará, o fluxo de trabalho será mais suave e o gerenciamento de tarefas será bem menos problemático.
O processo de delegação
Em teoria, delegar deveres e responsabilidades é simples de entender. Mas, na prática, pode ser difícil de dominar. Aqui estão três etapas do processo de delegação que podem ajudá-lo a fazer isso mais facilmente.
Identifique as tarefas que você deseja delegar
O primeiro passo para delegar efetivamente é decidir quais tarefas e responsabilidades você deseja atribuir a outra pessoa da sua equipe. Dê uma olhada no trabalho que você tem atualmente e se pergunte: qual deles é totalmente necessário para mim e qual poderia ser feito melhor por outra pessoa?
Além disso, você também deve considerar restrições de tempo. Você realmente tem tempo para fazer todas essas tarefas? Seja totalmente honesto sobre sua carga de trabalho atual. Você potencialmente perderá prazos cruciais se os cumprir sozinho? O objetivo da delegação é manter um fluxo de trabalho tranquilo e evitar excesso de trabalho; lembre-se disso antes mesmo de pensar no que delegar.
Decida a quem você delegará o trabalho.
Uma das chaves para uma delegação eficaz é entender os pontos fortes de todos na sua equipe. Depois de preparar uma lista de tarefas que você delegará, a próxima coisa a fazer é encontrar as pessoas certas para designá-las.
Comece observando os conjuntos de habilidades e os horários deles. Por exemplo, se você precisar fazer modificações em várias postagens do blog, faria sentido delegar a alguém da equipe do blog ou pelo menos a alguém da equipe de marketing.
Depois de resolver tudo e finalizar seus planos de delegação, é hora de começar a atribuir tarefas à sua equipe.
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Delegar com confiança e justiça
Agora, você precisa começar a atribuir tarefas à sua equipe. E quando o fizer, não se esqueça de incluir toda a sua confiança na capacidade deles de assumir cada tarefa. Não faz sentido delegar se você pretende checá-los a cada meia hora para ver se eles estão fazendo do jeito que você quer. O micro gerenciamento não fará nenhum bem a nenhum de vocês.
Desde o início, torne suas expectativas bem claras e informe-lhes os detalhes do que você consideraria uma saída de alta qualidade. Se eles não atenderem às suas expectativas, use isso como uma oportunidade para realinhar o resultado que você esperava sair da tarefa e verifique se eles entendem que você está contando com eles para melhorar na próxima vez. É sua responsabilidade como gerente fazer com que sua equipe se sinta confiável, apoiada e que você acredite nelas.
Como delegar tarefas – técnicas
Agora que você sabe como é o processo de delegação, aqui estão algumas dicas que você pode seguir para ajudar a melhorar suas habilidades de delegação.
1. Delegar tarefas com base na habilidade e experiência
Depois de identificar as tarefas que podem ser transferidas para outros membros da sua equipe, você precisa considerar quem é a melhor pessoa para executá-las. Certifique-se de que a pessoa que você escolher tenha as habilidades necessárias para realizar a tarefa e que não seja muito fácil para elas.
Você quer que sua equipe experimente um nível moderado de dificuldade. Idealmente, eles devem ser desafiados enquanto ainda estão no controle do trabalho, mas não tanto que estejam sobrecarregados e incapazes de se concentrar.
Outra parte importante do processo de seleção é ter em mente os valores e traços de caráter que uma pessoa possui. Empresas de todos os tamanhos, desde empresas iniciantes até empresas grandes.
2. Forneça orientação e contexto completos
Apenas entregar uma tarefa aos membros da sua equipe não é suficiente. Você precisa preparar e fornecer a eles todas as instruções e documentos necessários para realmente configurá-los para o sucesso.
Para tarefas mais importantes, forneça à pessoa o contexto, além dos aspectos práticos. Explique como a tarefa se encaixa em um projeto e missão maiores. Dê uma sensação de propósito de nível superior. Você pode até comunicar as implicações de perder o prazo e como isso afetará outros membros da equipe.
3. Promover responsabilidade e propriedade pessoais
Não basta atribuir uma tarefa a um membro da equipe. Você precisa dar às pessoas total autoridade sobre o trabalho para que elas se sintam comprometidas em concluí-lo com êxito. Você também precisa se certificar de que, ao transferir uma tarefa, a pessoa designada assume total responsabilidade por ela.
A construção de uma cultura de responsabilidade em sua equipe começa com a inclusão de membros da equipe em reuniões de definição de objetivos. Você pode trabalhar juntos para decidir quais são os marcos de uma tarefa. Depois de alcançar cada um deles, eles podem verificar se o desempenho corresponde às expectativas descritas. Manter a compreensão de todos da tarefa alinhada do início ao fim é fundamental.
4. Reserve um tempo para feedback e gratidão
Para passar pelo processo de delegação, você deve dar e receber feedback, a fim de promover uma atmosfera aberta na equipe. Separe um tempo de feedback dedicado para dar às pessoas a oportunidade de discutir as dificuldades que encontrarem e suas sugestões para futura delegação.
Você pode usar esta oportunidade para mostrar sua gratidão pelo comprometimento e esforço deles. Isso fará com que se sintam apreciados e aumentem sua motivação. Ou você pode oferecer críticas construtivas emparelhadas com incentivo para ajudá-las a resolver suas deficiências.
Como gerente, você pode empregar o ciclo de feedback para aprender sobre as áreas em que está adquirindo experiência como delegar ou onde precisa melhorar.
Como monitorar tarefas delegadas
Depois de delegar o trabalho às pessoas certas, você precisa garantir que elas estejam realmente trabalhando nelas. Como mencionado acima, solicitar constantemente atualizações não é uma boa ideia. Isso será um desperdício de tempo e poderá afetar a capacidade de sua equipe para ter um desempenho eficaz.
Em vez disso, use o Taskfly, uma solução de controle de tempo com todos os recursos necessários para monitorar a atividade de sua equipe, dando a eles a liberdade de se concentrar no próprio trabalho da maneira que quiserem. Você pode ver quanto tempo eles trabalharam, as tarefas que realizaram e como estavam ativos enquanto realizavam todas essas tarefas. Leva apenas um clique para iniciar o rastreamento.
O Taskfly gerará automaticamente quadros de horários com base no tempo rastreado por sua equipe. Você pode revisá-las para ver quem é mais produtivo e quem pode precisar de ajuda no trabalho. Isso permite que você delegue o trabalho para as pessoas certas com mais facilidade e economize tempo na verificação de atualizações de tarefas.
Delegação principal em sua equipe
A delegação de responsabilidade com eficiência permite que você fique por dentro de seu próprio trabalho, ajudando os membros da equipe a adquirir novas habilidades e a se sentir confortável em assumir a responsabilidade pelas tarefas.
A delegação também é uma experiência de aprendizado para gerentes e membros da equipe, pois permite que todos desenvolvam confiança e se acostumem a compartilhar feedback e apreciação mútua.