O tempo é um dos recursos mais valiosos para qualquer empresa. Existem igualmente 1.440 minutos por pessoa à nossa disposição, todos os dias, e não há omissões neste fato frio e duro. No entanto, a forma como o usamos nos torna muito bem-sucedidos ou totalmente estressados.
Para empresas baseadas em serviços, o tempo é o recurso mais valioso. Se você cobra pelo seu tempo, o lucro da sua empresa está diretamente relacionado à produtividade com que sua equipe usa o tempo. Em vez de dedicar mais horas e expandir sua equipe, certifique-se de que a utilização atual da equipe seja de cem por cento.
Defina e agrupe as atividades de sua equipe
Pode parecer estranho ou até impossível padronizar o fluxo de trabalho diário de criativos e profissionais do conhecimento, mas deixe-me mostrar um processo simples:
- Anote todas as atividades recorrentes para sua equipe.
- Deixe sua equipe avaliar e melhorar a lista de atividades.
- Crie categorias de atividades exclusivas.
- Comece a monitorar o tempo de acordo com as categorias definidas – peça à sua equipe para adicionar uma tag de atividade a cada tarefa em que fizerem login
No final, você deve ter tipos de atividades padronizados, que consistem em tarefas, que incluem entradas de tempo nas tarefas.
No Taskfly, você pode adicionar um Título, selecionar um Tipo de Atividade predefinido e escrever uma descrição para cada tarefa.
Por exemplo.
Se você for uma agência de marketing, as atividades definidas podem ser mais ou menos assim:
- Criação de conteúdo (visual)
- Gerenciamento de mídia social
- Publicidade paga
- Marketing de e-mail
- Comunicação com o cliente
- Tarefas administrativas
Por que isso é importante?
Em primeiro lugar – ROI (retorno sobre o investimento). Atualmente, você sabe quais tarefas diárias, semanais e mensais drenam seus recursos de tempo? Alternativamente, em quais atividades você deve se concentrar para aumentar os lucros? Lembre-se do princípio de Pareto 80/20:
80% dos resultados virão de 20% dos esforços.
Qual é o seu 20%? Analisar o uso do tempo pode ser difícil, o agrupamento tornará isso muito mais fácil e preciso. Se você não definir os tipos de atividades antes de iniciar o controle de tempo, todos descreverão suas tarefas vagamente com suas próprias palavras. Você poderia imaginar o processamento e análise de todas essas informações depois?
Faça a preparação e certifique-se de que todos estejam na mesma página sobre como categorizar seu trabalho e quais aspectos devem ser documentados e coletados.
Colete os dados
As atividades estão todas definidas? Boa! Vamos começar a rastrear! Espere, mas …
Quais ferramentas usar?
Os nomes das ferramentas de produtividade e gerenciamento de tempo podem ser bastante enganosos. Dependendo do seu negócio, você pode examinar vários trabalhos, projetos, tempo, negócios e gerenciamento de equipes, ERP, PSA e outros softwares relacionados. Tudo se resume a recursos que você vai querer ser capaz de ver:
- Tarefas;
- Tempo registrado por tarefa;
- Projetos;
- Prazos e andamento do trabalho;
- Um calendário de equipe compartilhado;
- Bônus: tipos de atividades predefinidas personalizadas
- Bônus: painel KPI em tempo real
Um excelente software de gerenciamento de tempo é fácil de usar, mas fornecerá informações e relatórios aprofundados sobre o trabalho e os resultados de sua equipe. Você pode escolher uma ferramenta simples de entrada de tarefas e horários, mas é recomendável manter todo o gerenciamento de negócios e de equipe em um só lugar. Isso torna tudo muito mais fluente e eficiente.
Lembre-se de que todos devem usar as mesmas ferramentas para coletar e armazenar informações. Você não quer acabar com dados dispersos.
Agora após essa dicas valiosas venha conhecer o Taskfly ! Acesse www.gotaskfly.com